Email Managment im Unternehmen

Hi,

mein Chef hat eine neue Idee... doch bevor ich loslege, eine kleine Story.

Morgens fährt der Chef mit einer gelben Kiste zur Post und holt dort unsere Gechäftsbriefe ab. Er legt diese auf seinen Schreibtisch, öffnet sie (außer sie ist persönlich adressiert natürlich), ließt sie und verteilt sie dann an die jeweiligen Leute.

Die idee vom Chef...

Das gleiche möchte er via Email machen.

Er möchte die Emails abholen, lesen und dann entsprechend verteilen. Derjenige der die Mail bekommt, soll diese bearbeiten und versenden. Doch bevor der eigentliche Empfänger diese bekommt (gemint ist bspw. der Kunde), will der Chef das ganze lesen und absegnen.

Ich habe ehrlich gesagt, keine Idee wie das vernünftig zu bewerkstelligen ist, schließlich haben wir ca. 30 Leute die mit Mails tagtäglich arbeiten...

Mir fiele nur ein, anstelle von "persönlichen" Mailaccounts, Abteilungsaccounts nach außen einzurichten (Beispiel, Verkauf@ oder Teile@ etc) und die persönlichen Mails auf einem internen Mailserver zu verbreiten.

Das würde aber auch bedeuten, das derjenige der eine Mail bearbeiten soll, diese Intern an den Chef gibt und er dann das ganze weiterleiten muss (also quasi mehr als ein Knopfdruck).

Habt Ihr eine bessere Idee? Wie handhabt Ihr das? Ich sehe schon, das ich das so einrichte und nach zwei Wochen hat der Chef keinen Bock mehr, weil ich alleine (Buchhaltung) bekomme am Tag um die 30-80 Mails (je nachdem, wie und wann ich mahne, auch mehr ) Spam nicht mit eingerechnet.

MfG
Kris

Hi,

Zitat

Wie wäre es mit einem IMAP Account mit Unterordnern für die Abteilungen. Der Chef abonniert alle, die Abteilung den entsprechenden Ordner. Dann kann der Chef die Mails in die Ordner ziehen...

Ich habe mir das in etwas so gedacht:

Externer Mail-Server stellt die Mails via Pop3 zur Verfügung. Dort werden die Abteilungsmails gesammelt. Also Verkauf@, Teile@ etc gehen da rein.

Interner Mail-Server, holt die Mails vom externen Server für den Chef ab und stellt die in "sein" imap account, dieser Account muss oder sollte besser vom "chefchen" (also dem zweiten Chef) zugänglich gemacht werden (eben wegen Vertretung etc.)

Von dort schickt der Chef/Chefchen die Mails intern an den Sachbearbeiter. Damit hab ich zumindest die Möglichkeit geschaffen , das der Chef die Mails alle liest. Das zurücksenden... tja, das wird ein Problem.

Tiroler

Zitat

Insgesamt aber eine totale Schnapsidee, wenn du mich fragst... ein Chef sollte wichtigeres zu tun haben...

halbfertiger

Zitat

Dein Chef hat lange Weile oder ist der Meinung nichts Wichtigeres zu tun zu haben. Ich kenne ähnliche Fälle, allerdings nur bei weniger als 30 Leuten. Es wird ihm relativ schnell zuviel werden, also plane das Ganze so dass es schnell wieder umzustellen ist.

Ihr habt beide recht, ich sehe das ganz genau so und habe auch entsprechend argumentiert, aber wenn chef es so will, so möge sein wille geschehen

Wie gesagt, allein bei mir sind es ein Haufen mails, dann haben wir Verkäufer, Serviceberater, Disponenten usw. das sind bestimmt 150-180 stück, am Tag, ohne Spam!

Zumal das mit dem bestätigen der bearbeiteten Mails Schwachsinn ist. Denn ein MA kann auch telefonisch scheiße erzählen, das geht dann auch viel schneller

Zitat

braucht man für den laufenden Betrieb wohl einen erfahrenen Administrator

Sowas haben wir nicht mehr, das war früher mein Job, aber ein guter admin hat langeweile, daher muss er sich um Zeiterfassung, Lohn-/Finanzbuchhaltung und noch jede menger anderer Kram kümmern

MfG
KRis